האתגר
חברת שירותים מקצועיים גלובלית עם עובדים במדינות מרובות התמודדה עם נקודת חיכוך מתמשכת: דיווח הוצאות. התהליך היה מפוצל מטבעו — מטבעות שונים, פורמטים שונים של קבלות, שפות שונות, ושרשרות אישור מקומיות שונות — כולם מזינים מערכת פיננסית אחת שציפתה לקלט אחיד.
עובדים הקדישו זמן רב לאיסוף קבלות, המרת מטבעות, מילוי טפסים ורדיפה אחרי אישורים. צוותי הכספים הקדישו זמן שווה לתיקון שגיאות ובקשת מסמכים חסרים. סגירות סוף חודש התעכבו באופן שגרתי בגלל דוחות הוצאות תלויים ועומדים.
הפתרון
בנינו מסלול הוצאות אוטומטי מקצה לקצה, עוגן סביב כלים שהעובדים כבר משתמשים בהם מדי יום.
שלב 1 — לכידה: עובדים מצלמים קבלות ושולחים אותן דרך WhatsApp. אין אפליקציה להתקין, אין פורטל להתחבר אליו. הבוט של WhatsApp מאשר קבלה מיידית.
שלב 2 — חילוץ: מנוע OCR מבוסס AI קורא את תמונת הקבלה, מחלץ את הספק, הסכום, התאריך והמטבע, ומצליב עם קטגוריות ההוצאות של החברה.
שלב 3 — העשרה: המערכת ממירה אוטומטית סכומים למטבע הדיווח לפי שערי חליפין עדכניים, מתייגת את קטגוריית ההוצאה ומשייכת אותה למרכז העלות של העובד.
שלב 4 — ניתוב אישורים: הוצאות מעל סף נשלחות אוטומטית למנהל הרלוונטי דרך תהליך אישור מובנה. פריטים מתחת לסף מאושרים אוטומטית.
שלב 5 — אינטגרציה עם ERP: הוצאות מאושרות נדחפות ישירות למערכת ה-ERP של הארגון, מוכנות לעיבוד שכר — ללא הזנה ידנית.
התוצאות
השינוי היה מיידי ומדיד:
- צמצום של 85% בזמן המוקדש להגשת הוצאות לכל עובד
- אפס הזנה ידנית במחלקת הכספים עבור הוצאות שגרתיות
- סגירת סוף חודש הוואצה ב-3 ימי עסקים בממוצע
- שיעור שגיאות בדוחות הוצאות ירד לכמעט אפס
- עובדים ב-7 מדינות עברו הטמעה ללא הדרכה מעבר לסרטון של דקות בודדות
המערכת מטפלת כיום במאות דוחות הוצאות בחודש והפכה למודל יחוס לפרויקטי אוטומציה פנימיים אחרים בארגון.
רוצים לאוטמט את תהליכי העבודה התפעוליים שלכם? דברו איתנו על מה שאפשרי.