אחד האתגרים המרכזיים בעבודה בארגונים גדולים הוא ניהול המסמכים והמידע. פעמים רבות, כל עובד מנהל את המסמכים שלו בתיקייה אישית או בתיקיית שיתוף לפי איך שהוא רואה לנכון. הבעיה מתחילה כאשר עובדים מתחלפים, ואז המידע לא נגיש או לא ברור איך הוא מאורגן. זה מוביל לכפילויות במידע, חוסרים במידע קריטי, ובלבול גדול. דוגמה נפוצה היא הסכם עם חברה X שלא נמצא, דבר שעלול לגרום לטעויות יקרות.
